Làm thế nào để thiết kế lời chào tổng đài chuyên nghiệp (IVR)

Share:

Lời chào tương tác thoại (IVR) là lời chào tổng đài cho phép người gọi nhấn phím để được định tuyến đến điện thoại viên hay bộ phận phù hợp nhất với nhu cầu. Đó là một cách đơn giản và hiệu quả giúp giảm đáng kể thời gian kết nối và tăng tính hiệu quả cho mỗi cuộc gọi. 

Gcalls làm thế nào để thiết kế lời chào tổng đài chuyên nghiệp

Một mẹo nhỏ nữa là với các công ty khởi nghiệp và các công ty nhỏ, họ có thể sử dụng IVR để tạo ấn tượng công ty của mình lớn hơn thực tế. Nếu bạn chỉ có một vài người trong công ty, bạn có thể cấu hình lời chào IVR cho phép người gọi nói chuyện với bán hàng, hỗ trợ, tiếp thị hoặc hỗ trợ kỹ thuật, v.v. Bất kể người gọi chọn bộ phận nào, họ sẽ được chuyển đến. Sử dụng IVR sẽ tạo ấn tượng về chuyên nghiệp của công ty bạn trong lòng khách hàng và đối tác.

Ngoài lời chào, doanh nghiệp còn có thể phát đi câu thông báo, quảng bá trong lúc chờ cuộc gọi được kết nối, thời gian chờ của khách hàng trở nên có nhiều thông tin và không nhàm chán. 

Trong bài viết dưới đây, Gcalls cung cấp cho bạn một số gợi ý về lời chào, lời thông báo tổng đài với hai ngôn ngữ Việt, Anh để giúp bạn có thể dễ dàng tham khảo và thiết kế nội dung lời chào theo đúng ý mình nhất, tạo ra sự chuyên nghiệp và tính hiệu quả cho tổng đài công ty mình.

A. Tiếng Việt

1. Lời chào tổng đài trong giờ làm việc:

Ví dụ 1: Lời chào thông thường

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến trung tâm hỗ trợ/chăm sóc Khách hàng của công ty Cổ phần ABC. Xin Quý khách vui lòng chờ trong giây lát để được kết nối đến điện thoại viên/nhân viên hỗ trợ.

Ví dụ 2: Lời chào tương tác thoại (IVR)

- Cảm ơn quý khách đã gọi đến công ty Cổ phần ABC

  + Để gặp bộ phận kinh doanh vui lòng nhấn phím 1

  + Để gặp bộ phận hỗ trợ kỹ thuật vui lòng nhấn phím 2

  + Để gặp bộ phận chăm sóc khách hàng vui lòng nhấn phím 3

Ví dụ 3: Lời chào tương tác thoại (IVR)

Chào mừng quý khách đã gọi đến trung tâm Anh ngữ ABC, cuộc gọi đang được chuyển đến tư vấn viên, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, cuộc gọi của quý khách có thể được ghi âm. Để liên hệ chi nhánh Quận 1, nhấn phím 1; chi nhánh Quận 2, nhấn phím 2; chi nhánh Quận 5 nhấn phím 3; chi nhánh Bình Tân nhấn phím 4. Xin cảm ơn.

Ví dụ 4: Lời chào song ngữ

Cảm ơn Quý khách đã gọi đến công ty ABC.

Thank you for calling ABC.

Để sử dụng tiếng Việt, vui lòng nhấn phím 1.

To continue in English, press 2.

2. Ghép thông tin quảng bá vào nhạc chờ:

Trong lúc chờ cuộc gọi được kết nối, bạn có thể lồng ghép một bài nhạc yêu thích cùng với thông tin quảng bá về sản phẩm dịch vụ của bạn, hay cập nhật mới nhất mà bạn muốn khách hàng và đối tác biết. 

Ví dụ 1: 

Công ty ABC đang có chương trình khuyến mãi giảm 30% cho đơn hàng được thực hiện từ ngày 01/04 đến hết ngày 15/04/2020. Vui lòng truy cập website www.abc.com để biết thêm thông tin.

Ví dụ 2: 

Chương trình đào tạo mới của chúng tôi sẽ giúp bạn phát triển kỹ năng tiếng Anh toàn diện chỉ trong 6 tháng. Vui lòng truy cập website www.abc.com để biết thêm thông tin.

3. Lời thông báo bận máy:

- Hiện tại các điện thoại viên đều bận, xin quý khách hàng vui lòng gọi lại sau. Xin cảm ơn.

- Hiện tại tất cả các đường dây đều bận, quý khách vui lòng chờ trong giây lát hoặc gọi lại sau. Xin cảm ơn.

4. Lời thông báo ngoài giờ làm việc:

- Cảm ơn quý khách đã gọi đến trung tâm hỗ trợ/chăm sóc Khách hàng của Công ty Cổ phần ABC. Giờ làm việc của chúng tôi bắt đầu từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều các ngày trong tuần. Quý khách vui lòng gọi lại sau hoặc truy cập website www.abc.com. Xin cảm ơn.

- Cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty Cổ phần ABC, hiện tại đã hết giờ làm việc của chúng tôi, quý khách vui lòng gọi lại sau, hoặc để lại lời nhắn sau tiếng bíp. Xin cảm ơn.

5. Lời thông báo nghỉ lễ, tết:

- Cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty Cổ phần ABC. Thời gian nghỉ Tết Canh Tý của chúng tôi bắt đầu từ ngày 22/01 (tức 28 tết âm lịch) đến hết ngày 30/01 (tức mùng 6 âm lịch). ABC sẽ trở lại làm việc bình thường vào ngày 31/01 (tức mùng 7 âm lịch). Chúc quý khách một năm mới an khang thịnh vượng, vạn sự như ý. Xin cảm ơn.

- Cảm ơn quý khách đã gọi đến Công ty Cổ phần ABC. Hiện tại đang trong kỳ nghỉ lễ của chúng tôi. Quý khách vui lòng liên hệ lại vào ngày 02/05. Kính chúc quý khách một kỳ nghỉ lễ an lành và hạnh phúc. Xin cảm ơn.

B. English

1. Welcome greetings:

Example 1: Normal greeting

- Thank you for calling ABC. Please hold while we connect your call to our operators.

Example 2: Normal greeting

- Thank you for calling ABC. Please hold, and one of our amazing support agents will answer your call as soon as possible.

Example 3: Interactive Voice Recording (IVR)

- Thank you for calling ABC.

+ For contact the business department, please press 1.

+ For technical support, please press 2.

+ For Other information, please press 0

Example 4: Interactive Voice Recording (IVR)

- Thank you for calling ABC. To reach Ly Tu Trong center, please press 1; Le Hong Phong center, please press 2; Cong Hoa center, please press 3. To talk to the operator, please press 0.

3. On hold music with promotional announcements

While waiting for the call to connect, your customers can listen to beautiful rhythm with promotional information about your products and services, or the latest updates that you want your customers and partners to know.

Example 1:

We would like to inform you that our company is giving our customer a discount of 30% for orders made from April 1 to April 15, 2020. Please visit www.abc.com for more information.

Example 2:

Our new course program will help you develop comprehensive English skills in just 6 months. Please visit www.abc.com for more information.

4. Busy announcements:

- All of our agents are currently busy. Sorry for the inconvenience. Please hang up and try your call again.

- Sorry, all of our operators are currently not available. Please call back later.

5. After-hour greetings:

- Thanks for calling ABC. Our office is currently closed. Our business hours are from Monday to Friday from 8 AM to 8 PM. For more information about our products and services, please visit us at www.abc.com. Thank you!

- Our centers are currently closed. We will be happy to assist you during our operating hours: from 10:00 am to 07:30 pm on Monday to Friday,, and 8:30 am to 5:00 pm on Saturday & Sunday. To leave a message in our general voice mailbox, press 0. A representative will contact you within a business day.

- Thank you for calling ABC. We are currently unavailable to take your call. Please leave a message after the beep, or contact us during business hours: Monday through Friday between 8AM and 8PM. Thank you!

5. Holiday greetings:

- Thank you for calling ABC. We are currently closed in observance of [holiday name]. We will return on [Date] at [Time] AM. Wish you wonderful holidays!