Khảo sát phản hồi của nhân viên: 5 cách để chuyển đổi dữ liệu thành quyết định

Share:
Thực hiện một cuộc khảo sát nhân viên là một cách quan trọng để giữ nhịp đập hoạt động nhóm của bạn. Nó sẽ tiết lộ tinh thần nhân viên và mức độ tham gia theo cách mà những cuộc trò chuyện có thể không có, và sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về những gì đang diễn ra tốt đẹp (hoặc không tốt) trong tổ chức của bạn.
Nhưng một cuộc khảo sát nhân viên gần giống một tảng băng trôi: Hầu hết các mặt chúng ta muốn biết đều nằm dưới bề mặt. Thu thập dữ liệu khảo sát là phần dễ dàng, trong khi đưa nó vào hoạt động vẫn là một nhiệm vụ đáng sợ đối với người chưa chuẩn bị.
Tham khảo phản hồi từ nhân viên sẽ giúp bạn đưa ra những quyết định thành công

Tuy nhiên, giống với hầu hết các công việc lớn, phải xử lý nó thành những phần nhỏ, dễ tiêu hóa để thực hiện thủ thuật. Cách tiếp cận này sẽ cho phép bạn áp dụng các kết quả một cách ân cần và có tác động có thể làm tăng tinh thần và tăng cường sự tham gia.
Phân tích phản hồi của nhân viên
Nên: Suy ngẫm về câu trả lời
Hãy xem các cuộc khảo sát nhân viên như một cơ hội cho cả nhân viên và quản lý cùng phát triển. Hãy chắc chắn bạn sẽ dành thời gian để thực sự phân tích câu trả lời của bạn bởi vì bạn có thể sẽ có rất nhiều thông tin để sàng lọc.
Thực hiện các bước phân tách dữ liệu thành các biểu mẫu để dễ phân tích và đối chiếu. Đừng ngần ngại lùi một bước ra khỏi công việc của bạn và nghỉ ngơi khi cần thiết. Nếu không, bạn có thể thấy mình trong bẫy phân tích của dữ liệu, có quá nhiều dự liệu để tiếp tục thực hiện những cái tiếp theo.
Không nên: Sai lệch kết quả
Lướt qua thông tin sẽ dẫn đến việc bạn thiếu một số điểm rất quan trọng, vì vậy bạn sẽ muốn tránh điều đó. Thời gian đầu tư để đọc qua khảo sát những phản hồi của nhân viên của bạn một cách cẩn thận là một điều xứng đáng.
Bạn cũng sẽ muốn làm hết sức mình để tránh những sai lệch trong sự hiểu biết của mình. Chỉ những xác nhận từ quan điểm của bạn, trong khi loại bỏ những điều thách thức quan niệm của bạn về những gì bạn đã nghĩ cho thấy sự thiếu cân nhắc cho quan điểm của nhóm bạn. Thậm chí tệ hơn, kết quả sai lệch để phù hợp với nhận thức của bạn bởi vì bạn xấu hổ hoặc sợ hãi về những gì bạn tìm thấy là không trung thực và sai lệch. Hãy cởi mở và chấp nhận những gì mọi người đang nói, hoặc họ sẽ cảm nhận điều đó khi bạn không đánh giá cao ý kiến ​​của họ.
Chọn một hình thức trình bày phù hợp với nhóm của bạn
Nên: Tập hợp đội của bạn
Khi bạn đã phản ánh về thông tin bạn có, đã đến lúc trình bày kết luận cho nhóm của bạn. Một cách tốt để làm điều này là trong một 'cuộc họp chính thức' hoặc dưới hình thức nhóm lớn. Bằng cách này, mọi người đều nhận được cùng một thông điệp từ cùng một nguồn, hạn chế rủi ro đầu cơ và tin đồn.
Một tùy chọn tuyệt vời khác để trình bày phản hồi là định dạng nhóm nhỏ hoặc Nhóm tập trung nhân viên (EFG). Đặt mọi người vào các nhóm nhỏ hơn và cho phép trò chuyện sâu sắc hơn và mọi người có nhiều khả năng lên tiếng và nêu ý kiến ​​của họ trong môi trường cá nhân hơn này.
Lưu ý: Nếu mọi người không cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi của họ trước một nhóm, bạn có thể yêu cầu họ đặt câu hỏi của họ vào một tờ giấy note để có thể trả lời trực tiếp trên tờ giấy này
Đừng: Áp đặt nó vào cuộc họp hàng tuần của bạn
Mặc dù dành thời gian để tập hợp thành một nhóm có thể khó lên lịch, nhưng điều quan trọng là bạn tránh sử dụng thời gian mà bạn thường sử dụng cho một nhân viên bình thường hoặc cuộc họp hàng tuần. Chiến lược này ngụ ý rằng chủ đề không đủ quan trọng để đảm bảo thảo luận riêng. Phản hồi của nhân viên là một chủ đề nhạy cảm và cần được xử lý mà không bị tất cả những phiền nhiễu cấp bách trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn.
Thu hẹp nó xuống
Nên: Tìm các lĩnh vực chính để cải thiện
Khi bạn đã có cơ hội xem qua phản hồi và đã phản hồi, đã đến lúc chia sẻ kết quả và lên kế hoạch hành động. Có khả năng sẽ có một số lĩnh vực nổi bật là những điều quan trọng nhất để tập trung vào. Thu hẹp nó xuống những điều quan trọng mà mọi người hào hứng và sẵn sàng bàn bạc về vấn đề này. Sự tham gia của nhân viên là chìa khóa. Buộc các mục tiêu vào mọi người sẽ khiến họ ít tham gia hơn và ít có khả năng đạt được mục tiêu hơn. Mọi người muốn có tiếng nói trong việc quyết định môi trường làm việc của họ.
Đừng: nói có với mọi đề nghị
Mặc dù điều quan trọng là mọi người đều cảm thấy được nghe, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn phải nói 'có' với mọi đề xuất được đưa ra. Nên có một ranh giới giữa trở thành người cởi mở hay trở thành người thúc đẩy. Khi mọi thứ trở nên quan trọng, thì sẽ không có gì quan trọng và bạn sẽ bị mắc kẹt với quá nhiều việc phải làm. Thu hẹp những gì bạn muốn làm việc và nhớ rằng tốt nhất là làm một vài điều thực sự tốt, hơn là nhiều điều rất tồi tệ.
Phân công nhiệm vụ
Nên: Hãy hành động
Sau khi kết thúc và lựa chọn các khu vực cần cải thiện, điều quan trọng là giữ đà phát triển bằng cách đưa ra một kế hoạch hành động. Chia các nhiệm vụ thành các phần nhỏ hơn, có kích cỡ dễ nuốt, có thể quản lý được, dễ sắp xếp và mang lại 'chiến thắng nhanh chóng' sẽ giúp duy trì động lực mạnh mẽ và tiến bộ nhất quán.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho những người, nhóm cụ thể hoặc thậm chí là một "đội đặc nhiệm" tình nguyện là một cách tuyệt vời để khiến mọi người của bạn có trách nhiệm. Cho mọi người một phần của dự án để sở hữu là chìa khóa để thực hiện thành công các thay đổi quyết định trong khi trao quyền cho nhóm của bạn.
Đừng: Cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc
Hoạt động cắn nhiều hơn nhai là một điều chắc chắn tạo nên sự  trì hoãn thành công. Thật bất ngờ, bạn nhìn thấy chính mình hàng tuần hoặc hàng tháng với nhiều sáng kiến ​​mà không có gì thể hiện cho những nỗ lực của bạn. Mặc dù thật tốt khi cẩn thận, mất hàng tháng để thiết kế và thực hiện chiến lược mà không có gì để hiển thị trong khi đó không có tác dụng thúc đẩy mọi người hoặc thúc đẩy thay đổi. Thay vào đó, nó sẽ nhanh chóng rút cạn động lực đạt được từ một cuộc khảo sát nhân viên gây ra sự sụt giảm tinh thần và sự gắn kết.
Check in nhóm của bạn
Nên: Thông báo cho mọi người
Có kế hoạch kiểm tra với nhóm của bạn theo định kỳ, từ hàng tuần đến hàng quý. Khi đưa ra các kế hoạch mới, hoặc gặp phải những thất bại chưa từng thấy, sẽ giúp cho bạn luôn có họ đồng hành và sẵn sàng giải quyết vấn đề với bạn. Để nhóm của bạn biết kế hoạch sẽ giúp bạn điều chỉnh đường đi khi cần thiết, giữ cho những điều ngạc nhiên không bị ảnh hưởng và đảm bảo bạn không cảm thấy quá sức.
Đừng: Dừng lại ở khảo sát
Không hành động và tinh thần thấp thường xuất phát từ thiếu giao tiếp. Ngay cả khi đội dường như đã xử lý nó, đừng rơi vào cái bẫy lùi lại và luôn hy vọng điều tốt nhất. Nếu bạn và nhóm của bạn đang làm việc trên các dự án để thực hiện các thay đổi được đề xuất từ ​​khảo sát ý kiến ​​nhân viên, điều quan trọng là bạn nên tiếp tục liên lạc với họ. Việc chỉ họp  trở lại mọi lúc mọi nơi là không đủ, và sẽ dẫn đến thông tin sai lệch và các dự án chỉ hoàn thành một nửa.
Cuối cùng, là người quản lý, điều quan trọng là phải minh bạch. Nếu một cái gì đó cần phải là người thúc đẩy một chút, hãy cho nhóm của bạn biết tại sao và trong bao lâu. Khi mọi người không biết chuyện gì đang xảy ra hoặc họ không thấy thay đổi, họ bắt đầu tự hỏi, điều gì đã xảy ra với cuộc khảo sát mà tôi đã mất một thời gian trước đây? Và nghĩ rằng không có gì được thực hiện. Kiểm tra giúp mọi người luôn theo dõi những gì đang xảy ra để phản hồi của nhân viên có thể biến thành hành động tích cực.
***
Với năm bước này, bạn có thể giúp nhóm của mình chuyển từ dữ liệu thô sang thay đổi có ý nghĩa với mức độ căng thẳng tối thiểu. Mục tiêu còn lại và đủ khiêm tốn để xử lý phản hồi, ngay cả khi đó không phải là điều bạn mong đợi là khó khăn. Nhưng cởi mở cho phép bạn xác định chính xác các khu vực để cải thiện và phát triển một kế hoạch hành động với đội ngũ lãnh đạo, quản lý và nhân viên. Một cuộc khảo sát về sự tham gia của nhân viên có thể là một cách tuyệt vời để có được những hiểu biết sâu sắc, thúc đẩy tư duy phát triển, và dẫn đến một môi trường làm việc tốt hơn và nhân viên hạnh phúc hơn.
Nguồn: Aircall blog - Laurah Mwirichia
Translator

Editor