Ai cũng sẽ có những “nhóm” của riêng mình

Share:
Hôm nay, cô là nhân viên mới.
Làm trong bộ phận customer success, cô phụ trách hỗ trợ một nhóm khách hàng thân thiết khoảng 50 người cùng 2 chị đồng nghiệp (cô gọi là nhóm A), và chịu trách nhiệm riêng một nhóm nhỏ (nhóm B) 10 khách hàng tiềm năng cho loạt sản phẩm mới của công ty.

Những ngày đầu, công việc cũng không quá khó khăn. Cô tập làm quen với văn hóa công ty, học sử dụng những công cụ phần mềm làm việc hữu ích cho công tác của mình. Thật may, hệ thống làm việc trực tiếp của cô là một phần mềm nghe gọi và tương tác toàn bộ trên máy tính, còn tích hợp trực tiếp với CRM quản lý khách hàng nên rất dễ tiếp nhận và làm việc hiệu quả.

Nhưng, vấn đề dần dần xuất hiện.

Ai cũng có nhóm  cho riêng mình
Cô cảm giác bản thân bị cô lập!
Mọi người vẫn cười nói chuyện trò mỗi ngày, vẫn hỗ trợ cô rất nhiệt tình khi xử lý công việc. Nhưng cô vẫn không thể theo kịp các tác vụ trong hoạt động chăm sóc khách hàng. Cô không nhận được những cuộc gọi liên hệ từ khách của nhóm A, thậm chí khi được bàn giao khách hàng, cô vẫn không nắm được liên hệ của họ. Hai chị cùng team luôn nói với nhau những vấn đề về nhóm A mà cô không hiểu.

“Cuộc hẹn với khách X sáng mai chuẩn bị gì?”
“Ông Y cần trả sản phẩm mấy ngày nay chưa được giải quyết”

Cô không hiểu, nhưng khi hỏi lại thì các chị la, rằng sao không đọc các nhắc nhở và ghi chú  của khách. Ghi chú nhắc nhở gì cơ?

Chưa hết, với nhóm B, cô lại gặp những rắc rối khác. Là khách hàng của cá nhân mình, nhưng cô lại không thể là người duy nhất nhận được các liên hệ của họ. Toàn bộ nhân viên trong team sẽ có thông báo cuộc gọi đến từ khách nhóm B, và đôi lúc người khác sẽ tiếp nhận cuộc gọi chứ không phải cô nữa... Những trao đổi cá nhân giữa cô và khách nhóm B cũng bị toàn bộ các bạn khác nắm được, tính bảo mật không có khiến cả khách hàng và cô đều rất phiền lòng.

Cô buồn, vì cô đơn, vì những vấn đề trong công việc. Cô không biết phải chia sẻ thế nào, với ai và giải quyết ra sao.
Nửa tháng làm việc không vui vẻ trôi qua. Cô nhận được cuộc họp cùng trưởng bộ phận.

“Tiêu rồi...” - Cô nghĩ… lại chuẩn nghe khiển trách vì công việc không hiệu quả đây mà…

Nhưng!
Điều kì lạ là trưởng bộ phận chỉ hỏi thăm tâm trạng và những nhận xét của cô về văn hóa công ty, và quá trình xử lý các tác vụ trong công việc như thế nào.
Cuối cùng, anh nói. “Thời gian vừa rồi anh không phân quyền nhóm danh bạ cho em, nên có hơi khó khăn khi làm việc. Từ hôm nay em có thể trực tiếp làm việc trên các nhóm danh bạ khách hàng mình quản lý rồi”

A!

Thì ra vậy!
Công ty sử dụng Gcalls Plus Webphone mà, sao cô lại quên mất tính năng thú vị của giải pháp này như vậy nhỉ. Tính năng phân quyền danh bạ dành riêng cho tài khoản quản lý (Admin), giúp họ phân quyền quản lý nhóm danh bạ cho các tài khoản nhân viên khác.
Tính năng phân quyền danh bạ trên Gcalls Plus Webphone
Nhân viên không được phân quyền quản lý nhóm danh bạ sẽ không thể nhìn thấy, tương tác và quản lý nhóm đó, hèn gì cô chẳng thể tìm thấy liên hệ của khách nhóm A trong hệ thống công ty hay bất kỳ thông tin tương tác nào. Và vì nhóm B còn nằm trong TẤT CẢ LIÊN HỆ, nên khi có cuộc gọi đến toàn bộ team sẽ nhận được thông báo.
Giờ đây tài khoản của cô đã được phân quyền quản lý danh bạ nhóm B, vậy thì ngoại trừ Admin và cô, các tài khoản khác sẽ chỉ nhận được cuộc gọi từ liên hệ của nhóm trong trường hợp có kịch bản cuộc gọi chuyển tiếp đến.
Khi có cuộc gọi đến, hệ thống Gcalls sẽ hiện popup thông báo và đổ chuông đầu tiên vào nhân viên sở hữu nhóm (đã đăng nhập vào Gcalls Plus Webphone), nhân viên khác sẽ không nhận được cuộc gọi.
Tính năng nhằm bảo mật thông tin cho khách hàng, cũng như giúp nhân viên quản lý trực tiếp nhóm khách hàng của họ thật “sinh ra để dành cho nhân viên trong nhóm ngành như cô”

Để sử dụng tính năng này, Admin chỉ cần bấm vào dấu ba gạch để mở cửa sổ nhóm. Sau đó chọn nhóm cần phân quyền (bấm vào biểu tượng nhân viên) => cửa sổ phân quyền hiện ra, lựa chọn gán thêm nhân viên quản lý nhóm hoặc bỏ chọn nhân viên quản lý nhóm đó. Cô đã được training kỹ về Gcalls Plus Webphone và các khả năng làm việc tối ưu của nó, và bây giờ thì chính thức được trải nghiệm.
Giờ đây, nhân viên đã có thể làm việc trực tiếp với nhóm khách hàng mình quản lý
Sẽ không còn tâm trạng bức bối và bất cập nữa, cô có thể tập trung làm tốt nhiệm vụ rồi! Cô, đã có “nhóm” của riêng mình!
Author: Uyên Bùi