Tỷ số trận đấu giữa công nghệ xây dựng tổng đài chăm hàng truyền thống và hiện đại?

Share:

Mô hình dịch vụ tổng đài điện thoại chăm sóc khách hàng truyền thống sử dụng công nghệ Analog để truyền tín hiệu, cùng chiếc điện thoại bàn làm công cụ giao tiếp chính đã trở nên quá quen thuộc với doanh nghiệp. Người ta thậm chí còn có hẳn một bộ phận chăm sóc khách hàng -các nhân viên trực tổng đài trong từng công ty thực hiện nhiệm vụ giao tiếp - xử lý các vấn đề giữa khách hàng - sản phẩm - công ty.
Dịch vụ tổng đài truyền thống gắn với hình ảnh những chiếc điện thoại bàn

Tại sao phải bó mình đi theo truyền thống khi có những công nghệ phần mềm đáp ứng hoàn toàn những yếu tố xây dựng một tổng đài chăm sóc khách hàng hoàn hảo?
Công nghệ mới tốt vượt trội ra sao so với những hệ thống cũ quen thuộc và an toàn?
Trên tất cả, tính khả thi và cạnh tranh của một hệ thống phần mềm công nghệ mới có đem lại hiệu quả hoạt động và gắn kết khách hàng?
Hãy thử làm vài phép so sánh xem tỷ số trận đấu giữa phương thức xây dựng tổng đài chăm sóc khách hàng truyền thống và hệ thống tổng đài ảo hiện đại là bao nhiêu nhé!
1. Thiết bị sử dụng
Công nghệ cũ khiến doanh nghiệp phải tốn rất nhiều chi phí đầu tư vận hành và duy trì hệ thống. Cần chi phí cao để thiết lập một hệ thống điện thoại bàn, phân bổ đường dây, thiết bị đi kèm, và tất nhiên, những yếu tố này không hề nhỏ bé, linh hoạt hay chiếm ít diện tích. Mọi chuyện sẽ ổn, cho đến khi doanh nghiệp thay đổi vị trí bộ phận hay lên kế hoạch bổ sung nhân sự. Sự cồng kềnh, rắc rối mà một hệ thống tổng đài truyền thống mang lại về mặt thiết bị sử dụng là không nhỏ, khiến quản lý doanh nghiệp phải cân nhắc rất kỹ trước khi đầu tư
Tuy nhiên, với công nghệ mới và hệ thống chăm sóc khách hàng hiện đại, điều đó vô cùng đơn giản. Tất cả dữ liệu, công cụ sử dụng cho hoạt động chăm sóc khách hàng giờ đất chỉ là những khái niệm, và được hiện hữu hóa dưới dạng các “phần mềm công nghệ”. Đó có thể là một đường link đăng nhập trên máy tính vào hệ thống chăm sóc khách hàng, mà nhân viên nào có tài khoản và được cấp quyền là có thể sử dụng ở bất kỳ thời gian và địa điểm nào, chỉ cần có internet. Đó có thể là một ứng dụng với dung lượng gọn nhẹ cài ngay trên điện thoại nhân viên, không bất kì một chi phí đầu tư hay chi trả cho một thiết bị hữu hình nào phức tạp. Và vì sự đơn giản, gọn nhẹ này, một hệ thống phần mềm chăm sóc khách hàng thế hệ mới cho phép chuyển giao tài khoản, linh hoạt trong di chuyển và nâng cao chất lượng hoạt động một cách nhanh chóng, tích cực.
1-0 cho dịch vụ chăm sóc khách hàng hiện đại
2. Khả năng tích hợp cao
Bạn có thể đã quá hiểu, một chiếc điện thoại bàn cho công tác nghe gọi, còn có thể làm gì hơn được nữa. Với những thiết bị điện thoại được đầu tư và có vẻ “hiện đại hơn” một chút, người nhân viên trong hệ thống chăm sóc khách hàng có thể xem được thông tin khách hàng gọi đến, bấm nút gọi lại ngay số vừa có hay bấm số khi đang thực hiện cuộc gọi. Song, ngoài ra, một chiếc điện thoại bàn có thể làm gì nữa? Ghi chú? - Không! Nhắc nhở? - Không! Lưu trữ thông tin khách hàng? - Vẫn không! Khả năng tích hợp của hệ thống chăm sóc khách hàng truyền thống gần như bằng 0, và người ta không thể làm gì khác hơn, là tìm cách thay thế chúng bởi một dịch vụ tổng đài công nghệ mới hiện đại hơn.

Hệ thống tổng đài truyền thống với khả năng tích hợp gần như bằng 0
Với phần mềm chăm sóc khách hàng, việc tích hợp nhiều tính năng trong cùng một sản phẩm là bắt buộc. Nhiều doanh nghiệp khi có nhu cầu tìm kiếm và triển khai mô hình tổng đài chăm sóc chăm sóc khách hàng đã đặt ra yêu cầu đầu tiên là tổng đài ảo đó phải mang tính lưu trữ và đồng bộ thông tin khách hàng nhanh, có thể sử dụng nhiều hình thức liên lạc khác nhau như thoại, nhắn tin SMS, gửi email, chat với khách hàng… Đặc biệt, phải tích hợp được tất cả các phương thức liên lạc này, đảm bảo đáp ứng tốt nhất với khách hàng trong bất kỳ thời điểm nào và bất cứ ở đâu. Đó là ưu điểm lớn nhất của một hệ thống phần mềm chăm sóc khách hàng thời đại 4.0, khi gần như chỉ với một ứng dụng/ phần mềm, mọi hoạt động của người nhân viên sẽ diễn ra tập trung và thống nhất trên 1 thiết bị duy nhất là di động hoặc máy tính.
Ngoài ra, ưu điểm công nghệ tổng đài ảo này cho phép lưu trữ thông tin, ghi chú, nhắc nhở và tương tác trực tiếp giữa những nhân viên cùng hệ thống, khiến quá trình công tác hay trao đổi giữa các bộ phận với nhau diễn ra trơn tru, thống nhất hơn. Từ đó, một hệ thống chăm sóc khách hàng thời đại mới mở ra những chuẩn mực cao hơn cho dịch vụ chăm sóc khách hàng, nâng cao năng suất và hiệu quả công việc.
Dịch vụ chăm sóc khách hàng hiện đại lại ghi thêm một điểm
3. Khả năng quản lý và đánh giá công việc
Thử nghĩ, hệ thống tổng đài truyền thống không cho phép lưu trữ thông tin và chi tiết cuộc gọi một cách nhanh chóng và chính xác, vậy làm thế nào để nhà quản lý, trưởng bộ phận có thể đánh giá được hiệu quả công việc và phân tích dữ liệu làm việc với khách hàng. Nếu có thể trả lời được câu hỏi mà không phải lựa chọn những cách như theo sát nhân viên, bắt họ báo cáo lại, yêu cầu nhà mạng gửi chi tiết lịch sử hoạt động rồi tính tay phán đoán, đánh giá v.v thì tốt thôi, tiếp tục lựa chọn hệ thống tổng đài cũ cho doanh nghiệp của bạn.
Nếu không, hãy chuyển sự chú ý về khả năng quản lý và đánh giá công việc của hệ thống chăm sóc khách hàng thời kì 4.0.

Gcalls ứng dụng công nghệ mới 4.0 -  dịch vụ tổng đài ảo chăm sóc khách hàng
Một phần mềm tổng đài hiện đại tốt cho phép lưu trữ lịch sử hoạt động, chi tiết cuộc gọi, thậm chí là thống kê toàn bộ thông tin trong cùng hệ thống dưới dạng các biểu đồ, vô cùng trực quan và dễ dàng cho công tác quản lý và theo sát tiến độ công việc của người quản trị. Với những phần mềm công nghệ tiên tiến hơn, nhà quản lý còn có thể nghe lại chi tiết các cuộc gọi trao đổi - chăm sóc của nhân viên với khách hàng bằng tính năng ghi âm, để đánh giá cụ thể và chính xác nhất về quá trình làm việc và hiệu quả lao động của bộ phận.
Tất nhiên, từ so sánh trên, mô hình chăm sóc khách hàng thời kì 4.0 thắng!
4. Sự gần gũi và dễ dàng sử dụng
Đối với nhiều nhân viên chăm sóc khách hàng truyền thống, điện thoại bàn là một công cụ thiết yếu để nghe và gọi với khách hàng. Vì vậy, phương tiện này có sự quen thuộc và phổ biến với người dùng. Doanh nghiệp không phải mất quá nhiều thời gian để hướng dẫn sử dụng một chiếc điện thoại bàn và ghi chép, lưu trữ thông tin bằng tay. Tuy nhiên, liệu như vậy có đem lại lợi ích quá lớn cho công ty?
Một phần mềm tổng đài ảo thời 4.0 có thể lạ, có thể chưa thật sự quen thuộc, song, đây là thời kì công nghệ, thời kì ai ai cũng tiếp xúc với đồ điện tử, phần mềm, ứng dụng rồi. Việc làm quen và thay đổi thói quen sử dụng một hệ thống công nghệ mới, không có gì là khó cả. Chưa kể, với tính cạnh tranh và hội nhập ngày càng cao, những phần mềm chăm sóc khách hàng hay hệ thống tổng đài hiện đại luôn đảm bảo sự gần gũi, dễ dùng và vô cùng thân thiện với người sử dụng.
Tóm lại, nếu so sánh tổng đài chăm sóc khách hàng truyền thống và dịch vụ chăm sóc khách hàng thời kì 4.0, ta sẽ thấy sự vượt trội của hệ thống mới là không thể chối bỏ. Để nâng cao hiệu suất công việc, tăng doanh thu và tính cạnh tranh trong nền kinh tế mới, doanh nghiệp buộc phải thay đổi và chấp nhận đầu tư vào tính công nghệ - phần mềm để có được những bước tiến mạnh mẽ cho thương hiệu mình. Công nghệ mới cho tổng đài chăm sóc khách hàng, đã thay thế hoàn toàn chiếc điện thoại bàn thông thường và những phương thức truyền thống, mang lại dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, ấn tượng hơn cho doanh nghiệp. Đã đến lúc, thay đổi, để theo kịp thời đại!

_Y_



Không có nhận xét nào